對(duì)于需要提升品牌形象和影響力的企業(yè)來說，策劃一場(chǎng)成功的展會(huì)能將企業(yè)的魅力和實(shí)力完美地展現(xiàn)在大眾面前，當(dāng)然了，其還能有效的傳播企業(yè)相關(guān)信息，在與公眾雙向互動(dòng)的過程中提升其對(duì)企業(yè)品牌的認(rèn)同度！那么想策劃一場(chǎng)成功的展會(huì)，不妨且看下文。
要策劃一場(chǎng)成功的展會(huì)，首先要明白其類型和規(guī)模，它們的運(yùn)作程序上也因此存在著一些不同，從類型上看，它有展銷會(huì)、博覽會(huì)、節(jié)慶活動(dòng)、大型會(huì)議等，在規(guī)模上，展會(huì)也有大小型之分。一般來說，大型的活動(dòng)通常是由專業(yè)的展覽機(jī)構(gòu)來舉辦，參展者可以通過報(bào)名、繳費(fèi)租用展位的方式來參展，比如地區(qū)性的各種展覽會(huì)；而小型展覽則是由企業(yè)或者其他組織自己創(chuàng)辦的，主要是用來展示自身的產(chǎn)品或者與品牌密切相關(guān)的主題，并且有些是短期展出有些是長(zhǎng)期展出保留的，這類展會(huì)主要的功能是向公眾展示企業(yè)文化和精神，同時(shí)也對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)教育的場(chǎng)所和方式。對(duì)于企業(yè)來說，策劃參展主要以小型為主。作為公關(guān)人員的一項(xiàng)重要工作，需要了解以下運(yùn)作程序：
1.整合相關(guān)資源，初步了解企業(yè)，并提煉出展會(huì)所需的賣點(diǎn)。
企業(yè)要舉辦展會(huì)，肯定是要與自身相關(guān)，所以在策劃之前應(yīng)該對(duì)企業(yè)進(jìn)行了解，包括其性質(zhì)、主要業(yè)務(wù)、發(fā)展歷史、品牌文化、旗艦產(chǎn)品、主要成就，等等。除此之外，還要弄清楚企業(yè)對(duì)活動(dòng)的想法和要求有哪些。之后進(jìn)行相關(guān)資源的整合，這些資源涵蓋了內(nèi)部能夠提供的人力物力執(zhí)行力資源、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相關(guān)信息、展會(huì)所需達(dá)到的廣度和范圍這些方面，對(duì)其進(jìn)行有效的收集、整理和分析，可以對(duì)展會(huì)有一個(gè)初步的把握。
了解企業(yè)后，接下來就可以從各種資源材料中提煉成企業(yè)所具有的，或者展會(huì)做需要的賣點(diǎn)。在整理、分析資料的過程中，可以得出企業(yè)在市場(chǎng)上所擁的差異化特點(diǎn)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，以及目標(biāo)人群的需求和喜好，通過推導(dǎo)、逆勢(shì)等方式得出消費(fèi)者最感興趣的一些要點(diǎn)。這些要點(diǎn)既可以作為展覽定位和主題的重要參考，或是在展覽中作為精彩亮點(diǎn)吸引觀眾的目光。
2. 確定展會(huì)定位和主題，制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確各項(xiàng)具體內(nèi)容。
根據(jù)已有的情報(bào)和資源進(jìn)行分析之后，可以對(duì)展會(huì)的定位有一個(gè)更為清晰的認(rèn)識(shí)。定位指的就是以哪種具體的形式和流程來展開活動(dòng)，因?yàn)閰⒄剐枰ㄟ^資源和目的的結(jié)合來達(dá)到一個(gè)高度，然后通過某些平臺(tái)或者載體將這個(gè)表現(xiàn)出來，所以選取具體的形式、平臺(tái)、流程等都會(huì)影響到主題的體現(xiàn)。
其后便是以一個(gè)主題來展現(xiàn)這個(gè)高度。所謂萬事開頭難，由于之后的所有工作都需要圍繞這個(gè)主題來展開，所以確立主題是非常重要的一步。確立主題，可以從提煉出的賣點(diǎn)中獲得靈感，突出品牌亮點(diǎn)和特色，也可以和熱門的正面的時(shí)事相結(jié)合，更容易獲得熱度和關(guān)注；和一些流行的先進(jìn)的元素結(jié)合起來，或是進(jìn)行跨界，突出創(chuàng)意，讓展覽更具有獨(dú)特性和吸引力。
主題擬定后，以此為核心展開對(duì)具體內(nèi)容、形式、持續(xù)時(shí)間、傳播方式、具體流程等細(xì)分項(xiàng)目的策劃和確定，并落實(shí)參展的經(jīng)費(fèi)。除此之外，還可以對(duì)實(shí)施過程中各個(gè)階段做出一個(gè)細(xì)致周到的方案。
3. 搜集、復(fù)制各種展品，按整體規(guī)劃對(duì)展品進(jìn)行編號(hào)和陳列。
做好策劃和方案之后，進(jìn)行實(shí)施的第一步是準(zhǔn)備展會(huì)相關(guān)的物料以及展出所需的展品，在對(duì)企業(yè)資源的整合過程中，可以對(duì)所需的展品進(jìn)行搜集和挑選，確定之后進(jìn)行復(fù)制，并按照策劃對(duì)其進(jìn)行陳列和編號(hào)，以更好地進(jìn)行跟蹤和監(jiān)測(cè)。
4. 進(jìn)行活動(dòng)宣傳，對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行布置。
展出物品塵埃落定后，“硬件”方面的準(zhǔn)備還有會(huì)場(chǎng)的布置，此外就是活動(dòng)的宣傳方案了。宣傳推廣其實(shí)一直貫穿展會(huì)的整個(gè)過程，并且每個(gè)階段的宣傳目的也各有側(cè)重，在前期主要是活動(dòng)的預(yù)熱，一般在正式開始前的時(shí)間里進(jìn)行，可以根據(jù)大眾的心理和關(guān)注點(diǎn)來選擇宣傳手段和形式，在成功獲得一定的熱度后可以持續(xù)保持到展會(huì)正式開始。但需要注意的是，開始前宣傳的時(shí)間要選取合適，不能過早宣傳也不能太晚，不同時(shí)間進(jìn)行推廣效果也會(huì)不一樣。
在前期宣傳的過程中，需要布置會(huì)場(chǎng)，不僅要按照活動(dòng)的范圍和廣度、展品的成列進(jìn)行布置，還要與燈光、音響、美術(shù)等相關(guān)的重要工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，并測(cè)試展示的效果。
中期的宣傳是在展會(huì)開始后通過多種活動(dòng)策劃傳播方式的組合來讓吸引參觀者并在其心中留下深刻印象；而后期則是在活動(dòng)結(jié)束后還需要在一段時(shí)間內(nèi)維持展會(huì)的宣傳，常見的有軟文報(bào)道、客戶走訪等形式，其主要目的是在大眾中進(jìn)一步樹立企業(yè)形象，并建立起品牌信任感和忠誠(chéng)度，讓體驗(yàn)過的參觀者對(duì)品牌產(chǎn)生更為深刻和積極的認(rèn)識(shí)。
5. 按照策劃進(jìn)行高效完美的執(zhí)行，策劃組織好展會(huì)的開幕式。
在進(jìn)行執(zhí)行時(shí)需要嚴(yán)格按照策劃方案來進(jìn)行，無論是會(huì)前的準(zhǔn)備、開始后的控場(chǎng)、會(huì)后安排都需要盡可能地面面俱到，一絲不茍。除了各個(gè)流程和環(huán)節(jié)之外，在實(shí)際的活動(dòng)中，策劃者還應(yīng)該考慮到觀展人群的流動(dòng)，要保障提供良好的參觀體驗(yàn)，就要事先設(shè)計(jì)好人群流動(dòng)路線，而在開始后也應(yīng)該安排人員進(jìn)行有力的引導(dǎo)和控場(chǎng)。
此外，展會(huì)的開始一般需要一個(gè)開幕式，這可以看做是宣傳的一部分，也是整個(gè)主題的總領(lǐng)性概括，可以讓大眾在參觀前對(duì)其產(chǎn)生一個(gè)整體的認(rèn)識(shí)和期待。
同時(shí)，除了面向大眾發(fā)出邀請(qǐng)外，吸引更多人關(guān)注和參觀外，還可以對(duì)重要的嘉賓人物、公媒體等進(jìn)行邀請(qǐng)，可以進(jìn)一步擴(kuò)大活動(dòng)的權(quán)威性好和知名度。在這些群體進(jìn)行參與時(shí)，還要主動(dòng)熱情地進(jìn)行講解。
6. 準(zhǔn)備好更多方案，以應(yīng)對(duì)贊助、風(fēng)控等其他情況。
有些企業(yè)在舉辦展會(huì)時(shí)會(huì)要求尋找贊助，所以需要了解相關(guān)企業(yè)所需要的贊助金額以及能夠?yàn)橘澲烫峁┑姆?wù)和實(shí)惠。比如，在某一行業(yè)具有一定影響力的企業(yè)需要舉辦一個(gè)專業(yè)性強(qiáng)的展會(huì)，而在活動(dòng)宣傳過程中，企業(yè)可以為贊助者提供一些活動(dòng)策劃位、冠名權(quán)等利益，通過有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)的交換，達(dá)到互利共贏。
此外，企業(yè)的每一次開展這種活動(dòng)其實(shí)都存在著失敗的風(fēng)險(xiǎn)，而在參展過程中也有許多或大或小的潛在危機(jī)，面對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，策劃者需要在活動(dòng)前準(zhǔn)備好風(fēng)險(xiǎn)控制方案，以備不時(shí)之需。
7. 了解公眾對(duì)于活動(dòng)的感受和反饋，在結(jié)束后對(duì)整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估。
活動(dòng)結(jié)束后，除了后續(xù)的宣傳外，還需要對(duì)展會(huì)的效果進(jìn)行跟進(jìn)，了解參觀者對(duì)于活動(dòng)的體驗(yàn)感受，積極獲取專業(yè)人士、普通群眾等不同群體的反饋，比如問卷調(diào)查就是一個(gè)非常泛用的手段。將這些反饋進(jìn)量化分析，對(duì)整個(gè)活動(dòng)的優(yōu)點(diǎn)和不足進(jìn)行評(píng)估和分析，為之后提供更多參考經(jīng)驗(yàn)，不斷提升策劃水平。
此外，如果是長(zhǎng)期的展會(huì)，則需要不斷地補(bǔ)充新的內(nèi)容，使之適應(yīng)不同階段公眾的參觀需求，并及時(shí)反映出企業(yè)的發(fā)展和成果。