一般來說，前四項屬于會議策劃工作宏觀層面的內(nèi)容，后面幾項屬于微觀層面的內(nèi)容。下面只介紹宏觀策劃內(nèi)容，微觀策劃內(nèi)容待后面相關(guān)任務(wù)環(huán)節(jié)進行介紹。

（1）確定會議的目標(biāo)與主題。

有關(guān)會議目標(biāo)的內(nèi)容上節(jié)已介紹。

會議主題是會議目標(biāo)的具體化。主題是文學(xué)作品的靈魂、統(tǒng)帥，開會也是這樣。確定會議主題，使之有號召力、有時代感、引人注目，是會議策劃的一項重要內(nèi)容。

確定會議主題之后，還應(yīng)考慮策劃出響亮的會議口號，以利公關(guān)宣傳，提高美譽度。2005年1月1日，北京奧組委面向社會，公開征集第29屆奧運會主題口號。經(jīng)過認(rèn)真研究，反復(fù)論證，最終形成了“One World，One Dream”（“同一個世界，同一個夢想”）的主題口號，增強了北京奧運會的影響力和號召力。

確定主題的方法和技巧是：

1）圍繞會議目標(biāo)確定會議主題，引起與會者的注意和共鳴。

2）圍繞提高企業(yè)美譽度提煉主題。如某公司擬舉辦一次產(chǎn)品推廣會，后經(jīng)調(diào)研，決定將單純的推廣會改變?yōu)榧杲K答謝客戶、促銷推廣于一體的會議，并根據(jù)會議性質(zhì)確立了“濃情××冬日送暖”的會議主題。

（2）確定會議的形式。

會議已經(jīng)高度程式化，不論何種類型的會議，基本都是將有關(guān)人員召集起來，集中在某一場所進行商議，在一定的時間內(nèi)完成會議議題。這是會議的基本形式，但會議還有各種不同形式。采取何種會議形式，需要綜合考慮會議目標(biāo)、與會人員、會議性質(zhì)等諸多因素。有關(guān)會議形式的內(nèi)容參見“項目一”相關(guān)部分的介紹。

（3）確定會議的規(guī)模。

1）確定會議規(guī)模的原則。

①能少則少原則。避免與會議議題無關(guān)的人或?qū)h起消極作用的人與會。

②依法原則。某些會議（如代表大會）規(guī)定了依法享有參會權(quán)的人員。相關(guān)會議活動必須遵守有關(guān)法律規(guī)定。

2）會議規(guī)模的確定。

①需要互動討論型的會議。

這種會議需要經(jīng)過與會者之間深入的交流，所以與會者能否積極互動，是這種會議能否成功的關(guān)鍵。研究表明，當(dāng)會議規(guī)模超過7人時，每增加1人，互動的頻率可能相應(yīng)增加10倍以上。

②不需要互動討論型的會議。

有些會議并不需要與會者互動，如宣布事情、發(fā)布信息等，這樣的會議可以根據(jù)信息接收的對象范圍來確定規(guī)模，如果客觀條件如時間、地點等容許的話，可以將會議規(guī)模擴大到所需要的程度。

③其他類型的會議。

法定性的會議，需要按照特定的法律、法規(guī)、組織章程或會議規(guī)則賦予與會者的權(quán)利，并以此作為統(tǒng)計會議人數(shù)的依據(jù)。沒有特殊情況或不經(jīng)過組織程序，任何人都不可以隨意剝奪法定與會人的與會權(quán)利。各種專題會議或工作會議的參加人數(shù)，由會議的組織者根據(jù)實際情況自行掌握，以嚴(yán)格控制為原則。對特邀代表、列席代表和其他來賓的限定，主要的原則是人員不可過多，避免喧賓奪主和使會議負(fù)擔(dān)過重。

3）確定會議的規(guī)模必須綜合考慮的因素。

①效率。

會議的規(guī)模直接制約會議的效率。一般來說，會議人數(shù)越少，會議所花的時間就越少，會議效率就越高；反之，會議效率就越低。

②成本。

會議規(guī)模與會議成本呈正比關(guān)系：規(guī)模越大，會議成本越高。在確定會議規(guī)模時，先要考慮能夠承受的會議成本，做到量力而行。

除了考慮會議的顯性成本外，還要考慮隱性成本。會議的顯性成本是指投入會議的人力、物力、財力；而隱性成本是會議參加者的時間投入、機會成本支出等。

③效果。

會議的規(guī)模與會議的效果密切相關(guān)。有的會議保密性較強，必須嚴(yán)格控制與會人數(shù)和會務(wù)人員，以防會議內(nèi)容的擴散。有的會議要求造成聲勢，擴大影響，需要達(dá)到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。需要根據(jù)會議性質(zhì)、會議目標(biāo)，因時制宜、因地制宜。

④場地。

一般來說，規(guī)模決定場地；但場地對會議規(guī)模也會產(chǎn)生相應(yīng)的限制。因此，決定會議規(guī)模之前應(yīng)先考察場地條件。

（4）確定與會人員。

會議的成功需要多方面的要素，但最關(guān)鍵的還是參加會議的人。所以確定與會人員是會議組織與策劃工作中最重要的一環(huán)，也是會議準(zhǔn)備工作中難度最大的一環(huán)。很多會議主辦者為確定與會人員的名單而大傷腦筋，這在單位內(nèi)部會議中尤其明顯。

1）確定與會人員的標(biāo)準(zhǔn)。

①與會議議題有直接關(guān)聯(lián)的人員。

直接關(guān)聯(lián)人員對議題最為熟悉，也最有發(fā)言權(quán)。這種人員到會，不但可以幫助其他與會者客觀詳盡地了解情況，而且會議的決議由于他們最直接的參與也比較容易達(dá)成。

②可以提供專業(yè)意見或獨家信息的人員。

他們能夠使討論更有效率地進行。同時，他們的專業(yè)意見和準(zhǔn)確消息往往會對會議決策起到?jīng)Q定性的作用。

③對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻的人員。

會議既然是以目標(biāo)的實現(xiàn)為導(dǎo)向，因此在決定與會者人選時應(yīng)優(yōu)先考慮的就是對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻的人。

④能夠因參與會議而獲得益處的人員。

這類人員在各類商業(yè)性會議中尤顯重要。

⑤有利于會議組織者意愿表達(dá)的人員。

對于會議組織者來說，重要的不僅是會議議題的討論和會議進程的順利，還要使自己的意愿能夠在會議上得以充分表達(dá)。所以對于會議組織者意愿的表達(dá)所可能持有的態(tài)度，也會成為選擇與會者的參考標(biāo)準(zhǔn)。

2）確定與會人員的注意事項。

需要特別注意的是，與會者人數(shù)不宜太多。理由有三個：

①會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。

②在規(guī)定時間內(nèi)，與會者人數(shù)越多，則每一位與會者的平均參與機會將隨之減少。

③與會人數(shù)的增加，將使溝通趨于困難。

與會者的立場不同會對會議的進程產(chǎn)生不同的影響。為了讓會議順利進行，需要關(guān)注以下三類人員：

第一類，代表一個團體或群體的人。

某些與會者代表了一個團體或群體的利益，如果拒絕這樣的人參與會議，可能會引起一個群體的不滿和憤怒。讓他們有一個適當(dāng)?shù)耐緩絹沓浞直磉_(dá)自己的意見，是管理者應(yīng)當(dāng)采取的一種明智的措施。

第二類，能夠?qū)h起到協(xié)調(diào)作用的人。

協(xié)調(diào)者對會議來說是非常必要的，他們可以防止會議因與會者之間的對立而夭折。一般來說，會議主持人或其他會議組織者應(yīng)當(dāng)扮演會議協(xié)調(diào)者的角色，但他們并不一定都能夠完全勝任，所以另外還需要其他與會者來大力發(fā)揮會議協(xié)調(diào)者的作用。這種人可能是人緣很好的人，可以在不同的與會者之間做“和事佬”；也可能是公認(rèn)做事公平公正的人，在關(guān)鍵時刻的表態(tài)可以得到大家的一致認(rèn)可。

第三類，容易鬧事的人。

對于這樣的人，原則上應(yīng)盡量避免讓他們參與會議，因為他們很可能會使會議中途夭折。但有時候如果不讓他們參加會議，可能同樣會造成事態(tài)擴大。因此，要謹(jǐn)慎安排，例如讓更有權(quán)威的人士同時參加會議，充分利用權(quán)威人士來制約他們可能在會議上采取的行為，以此來盡量控制他們對會議的不良影響。

當(dāng)然，在這里需要注意的是，“必不可少”依然應(yīng)是選擇與會者的第一條件。

3．會議策劃方案的注意事項

（1）突出特色。每次會議的要素之間都存在差異，“差異”是特色的突破點?？梢钥紤]本次會議的要素之中，哪個比以前更好，哪個不如以前。努力使好的更好，就是特色，例如活動更豐富，細(xì)節(jié)考慮更細(xì)心，禮儀更周到，等等。同時，要盡量改善“不如以前”的要素。

（2）突出重點。圍繞會議目標(biāo)，圍繞主要任務(wù)，圍繞重點議題進行設(shè)計。會議策劃要主次分明，避免平均使用力量。

（3）尊重慣例。會議不是個人行為，不能為了特色而脫離常規(guī)。例如，當(dāng)主席臺背景天幕上需要插紅旗的時候，慣例是天幕的左右兩邊各插五面。這時，就不能為了特色而插三面或者四面。